Halli SM -ottelutapahtuma kulissien takaa

Superpesis saapui Botniahalliin, kun Mailattaret pelasi Halli SM -ottelun 25.2.2023 Lapuan Virkiää vastaan. Kyseessä oli Botniahallissa ensimmäinen virallinen naisten superpesiksen ottelutapahtuma. Joukkue valmistautui otteluun pelinjohtajien ja valmentajien johdolla ja taustalla on tehty paljon myös näkymätöntä työtä.

Pelinjohto valmistautuu otteluun perehtymällä aikaisempiin otteluvideoihin ja pohtimalla mikä olisi kutakin vastustajaa varten sopiva pelitaktiikka ja ottelukokoonpano huomioiden omien pelaajien terveystilanteen ja muun kuormituksen. Otteluun valmistavissa treeneissä viimeistellään vielä pelitaktiikkaa ja pelikuvioita ja haetaan hyvä tuntuma otteluun. Otteluun valmistavat harjoitukset toisinaan myös kuvataan, jotta nähdään toimiiko suunnitellut kuviot käytännössä. Pelipäivän aikataulu kesäaikaan on hioutunut vuosien varrella tutuksi sapluunaksi, mutta talvella hallipelien erikoisemmat kenttävuorot aiheuttavat uudenlaisia otteluaikoja, joten päivän ohjelma pitää vielä säätää aikatauluun sopivaksi. Toisinaan hallipelipäivinä aikatauluun mahtuu myös taktiikkapalaveri tai henkisen valmennuksen tilaisuus.

Huoltajat ovat varautuneet päivään tarkistamalla ja täydentämällä huoltolaukun sisällön ja pelaajille on peliä varten valmisteltu sovitunlaiset urheilujuomat ja muut tankkaukset. Pelaajat useimmiten itsenäisesti haluavat teipata mailat, jotta niistä tulee juuri oikeanlaiset. Kesällä huoltajilla riittää tekemistä pesispiikkareiden piikkien vaihdossa.

Otteluviikonlopun harjoituspaikkavaraukset, otteluvaraus, matkapelaajien majoitus ja koko joukkueen ruokailujärjestelyt on järjestetty hyvissä ajoin etukäteen. Treenileirien kalenteroinnit tehdään ensimmäisenä syksyllä, jotta joukkue (pelaajat, valmentajat, huolto, joukkueenjohto, muut toimijat) voivat suunnitella työvuorot ja vapaa-ajan menot näiden mukaan. Viikonlopusta aiheutuu paljon tekemistä myös talouspuolelle ja näiden toimintojen sujuvoittamiseksi olemme ottaneet Netvisor-taloushallintojärjestelmän käyttöön.

Kulissien takana Botniahallissa Vaasanseudun Areenat kunnosti pelikenttää vahvistamalla rajaviivat ja järjesti Ruutu+ striimausta varten tarvittavat kuvaustelineet. Yhteisvoimin Mailattaret ja Vaasanseudun Areenat pistivät hallin äänentoiston ja sähköisen tulostaulun siihen kuntoon, että hallissa voitiin järjestää virallinen pesäpallo-ottelu.

Pesäpallo-otteluiden Ruutu+ striimauslaitteisto saatiin Vaasaan ja Ruutu+ lähetys saatiin toteutettua ensimmäistä kertaa Botniahallista. Yhteistyökumppanuudet Halli SM -ottelutapahtuman mainoksiin ja Ruutu+ mainosvideoihin on neuvoteltu etukäteen. Striimauksen valmisteluihin Mailattarien vastuisiin kuuluu mainosvideoiden fiksaaminen speksien mukaiseksi, etukäteishyväksynnän hoitaminen ja ottelun pelaajatietojen syöttäminen järjestelmään sekä laitteiston pystytys, sähköistys ja verkkoyhteyksien järjestäminen ottelutapahtumassa. Ottelun aikana Ruutu+ striimauksesta huolehtii yksi henkilö, joka valmiin ajolistan mukaisesti näyttää mainosvideoita ja raportoi ottelun kulkua.

Sähköisessä tulospalvelussa seurat huolehtivat itsenäisesti siitä, että kaikki joukkueet ja pelaajat löytyvät syötettyinä ohjelmaan. Olemme testanneet ottelukirjausta tablettipäätelaitteen kautta kannettavan tietokoneen sijaan ja tämä on todettu erityisesti halliolosuhteissa näppäräksi kirjaustavaksi. Ottelun aikana sähköisessä tulospalvelussa ottelun kulkua kirjataan reaaliaikaisesti lyönti lyönniltä.

Virallisiin otteluihin tuomarit tulevat Pesäpalloliiton toimesta, ainoastaan takarajatuomarin seurat hankkivat itse. Tämä helpottaa merkittävästi ottelujärjestelyitä, kun Mailattarien tuomarivastaavan vastuulla on ainoastaan yhden tuomarin hankinta.

Viralliseen pesäpallon ottelutapahtumaan kuuluu myös ottelukuulutus. Tällä kertaa sairastapaukset ja hiihtoloma-aika aiheuttivat sen, että kuuluttaja otteluun saatiin vasta muutamaa tuntia ennen pelin alkua. Viime hetken muutokset aiheuttavat aina ylimääräisiä sydämentykytyksiä järjestävälle seuralle, mutta jotenkin ne on aina saatu ratkottua. Tässä ottelussa oli kolme loistavaa superpesisdebyyttiä: pelituomari, ottelukuuluttaja ja sähköinen tulospalvelu. Rohkeaa ja ennakkoluulotonta heittäytymistä sen eteen, että tapahtumat saadaan järjestettyä.

Lipunmyynti hallipeleissä on järjestetty kevyemmin kuin kesän peleissä ja riittää että yksi henkilö huolehti lipunmyynnistä. Etukäteen olimme Netticketin kanssa mahdollistaneet myös lippujen ostamisen ennakkoon. Kesällä Hietalahden pesäpallostadionilla ottelutapahtumassa on kaksi lipunmyyntipistettä ja lippujen tarkastus. Lipunmyynnissä on etukäteen järjestetty, että maksu on tehtävissä käteisellä, pankkikortilla, mobilepayn kautta ja sähköisillä tyky-maksuvälineillä. Kesällä otteluissa tarvitaan toimijoita järjestyksenvalvontaan, lipunmyyntiin, kioskimyyntiin, arpamyyntiin, grillipisteisiin, pallohenkilöiksi ja heidän ohjaamiseen. Kioskivastaava huolehtii myytävien tuotteiden hankinnoista ja otteluapulaisten työvuorojen laatimisesta ja ohjaamisesta.

Ottelutapahtuman markkinointi hallipeleissä hoidetaan somessa ja Vaasan seudun tapahtumakalenterissa. Kustakin ottelutapahtumasta tehdään tapahtumakalenteriin tapahtuma, someen ennakkomainos, ottelupäivänä kokoonpanoilmoitus, ottelun jälkeen tulosjulkaisu, erilliset julkaisut ottelukuvista ja mahdolliset muut otteluun liittyvät julkaisut. Kesän peleistä julkaisemme ottelumainokset myös sanomalehdessä ja uutena mainostapana tulemme kokeilemaan myös ulkomainostauluja.

Superpesiksen ottelutapahtumissa on enenevässä määrin myös median edustajia. Paikallisesti median akkreditointi tapahtuu tuttujen toimijoiden kesken, kesällä näihin on tarjolla myös oma akkreditoitumisprosessi, jotta toimintatavat ovat molemmin puolin selkeät. Mailattarien otteluissa median edustajat ovat kunniavieraita, jotka osaltaan edistävät pesäpallon ja Mailattarien näkyvyyttä.

VIP-vieraita ottelutapahtumissa ovat myös yhteistyökumppanimme, tulevat he sitten otteluisäntinä paikalle, yleisöksi katsomoon tai tulevan kauden uutena toimintamuotona VIP-lipuilla otteluun. Koska he ovat satsanneet Mailattariin, tulee meidän myös varmistaa, että huomioimme yhteistyökumppanit silloin, kun he saapuvat otteluun.

Pelipäivä on kova suoritus ei vain joukkueelle vaan myös taustaryhmälle. Lauantain ottelun osalta on vajaat 40 henkilöä tehnyt pieniä ja isoja tekoja sekä urheilu- että taustahommissa tapahtuman onnistumiseksi. Liikkuvien osien määrä on suuri, vaikka tästäkin kirjoituksesta moni tärkeä tehtävä jäi varmasti vielä puuttumaankin. Jokaiseen tehtävään tarvitaan tekijä ja vaikka joku saattaa tehdä vain yhden pienen osan, kaikista yhdessä muodostuu onnistunut ottelutapahtuma. 

Suuret kiitokset kaikille, yhdessä saadaan paljon aikaan! Nyt hetki hengähdetään talven hallikotipelien järjestelyistä ja ryhdytään valmistautumaan kauteen 2023 ja entistä upeampiin ottelutapahtumiin!